Evaluasi Pengelolaan Arsip Pengawasan Pemilu Bersama Dinas Perpustakaan dan Kearsipan

Kulon Progo - Sebagai tindak lanjut dari pengelolaan arsip di lingkungan Bawaslu Kabupaten Kulon Progo, Senin 13 Juni 2022 Bawaslu Kulon Progo menggelar kegiatan Rapat Evaluasi Pengelolaan Arsip. Kegiatan tersebut dilaksanakan di Media Center Bawaslu Kabupaten Kulon Progo dengan menghadirkan dua narasumber yaitu Yurika, A,Md, yang merupakan arsiparis di Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah (DPAD) D.I.Yogyakarta dan Sarjana, S.E., Arsiparis Ahli Madya Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Kulon Progo.

Anggota Bawaslu Kabupaten Kulon Progo sekaligus Koordinator Divisi SDM, Organisasi, Data, dan Informasi, Wagiman, S.Pd., M.H. mengungkapkan pengelolaan arsip di Bawaslu Kulon Progo saat ini sudah berjalan, namun pastinya masih ada hal-hal yang harus diperbaiki dan ditingkatkan. Oleh karena itu Bawaslu Kulon Progo mengadirkan orang yang ahli di bidang kearsipan untuk mengetahui apa saja yang harus dibenahi dan ditingkatkan dari pengelolaan arsip.

“Pengelolaan arsip sangat penting bagi semua lembaga, termasuk Bawaslu Kabupaten Kulon Progo, oleh karena itu kami berharap DPAD DIY dan Dinas Perpustakaan dan Keasripan Kulon Progo bisa mengevaluasi dan memberikan banyak masukan untuk lembaga kami sehingga kedepannya pengelolaan arsip di Bawaslu Kabupaten Kulon Progo semakin baik,” ungkap Wagiman.

Narasumber pertama, Yurika, A.Md., yang sebelumnya pernah menjadi narasumber dalam pelatihan pengelolaan arsip pada bulan November 2021 di Bawaslu Kulon Progo mendorong Bawaslu Kabupaten Kulon Progo untuk berkoordinasi intensif dengan dinas terkait dalam pengelolaan arsip. “Kami berharap teman-teman Bawaslu Kulon Progo selalu berkoordinasi dengan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Kulon Progo dalam mengelola arsip. Apa yang menjadi kendala bisa disampaikan sehingga bisa segera dicari solusinya. Sebisa mungkin jangan ditunda-tunda karena setiap hari jumlah arsip akan semakin bertambah,” kata Yurika.

Yurika yang dalam kesempatan tersebut menyampaikan materi dengan judul Transformasi Digital : Digitalisasi dan Alih Media Arsip dalam rangka Mempermudah Akses Arsip, menjelaskan mengenai pentingnya sebuah lembaga mengikuti perkembangan jaman dalam mengelola arsip.

Ia menegaskan bahwa saat ini banyak arsip yang tercipta sejak awal secara elektronik atau merupakan hasil transformasi digital (alih media dari arsip konvensional), sehingga pengelolaan arsip secara elektronik sangat dibutuhkan untuk memaksimalkan sistem pengarsipan. Salah satu yang sering dibuat dan dikirim secara elektronik adalah surat undangan dan lembar disposisi.  

Arsiparis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Kulon Progo, Sarjana, S.E. mengharapkan Bawaslu Kabupaten Kulon Progo segera menyusun jadwal pengelolaan arsip sebelum semakin banyak arsip yang tercipta ketika tahapan pemilu berjalan.

Selain memberikan materi dengan judul Pengelolaan Kearsipan Bawaslu, Sarjana juga melihat sejauh mana progres yang sudah dilakukan oleh Bawaslu Kabupaten Kulon Progo dalam mengelola arsip. Yang dilihat adalah file daftar arsip inaktif yang telah dibuat oleh Bawaslu Kulon Progo. Daftar arsip inaktif berisi data nama-nama file yang telah diinput datanya dan terbungkus kertas casing arsip serta telah dimasukkan dalam box.  

“Saya kira Bawaslu Kabupaten Kulon Progo tinggal menyusun jadwal pengelolaan arsip melanjutkan yang sudah dilaksanakan sebelumnya, karena saya lihat tadi apa yang sudah dilakukan sudah benar, tinggal meneruskan,” kata Sarjana. “Apalagi Bawaslu RI sudah memiliki Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang tertuang dalam Perbawaslu No. 14 Tahun 2020, tentunya akan sangat memudahkan lembaga Bawaslu mulai dari pusat sampai daerah ditingkat bawah dalam mengelola arsip,” lanjutnya.

Sementara itu Koordinator Sekretariat Bawaslu Kabupaten Kulon Progo, R.Sukirno, S.IP., MM., mengatakan jajaran sekretariat melalui staf pendukung administrasi akan berusaha semaksimal mungkin untuk mengelola arsip, untuk itu pihaknya akan bekerja sama dengan divisi SDM, Organisasi dan Data Informasi Bawaslu Kulon Progo untuk menyusun jadwal pengelolaan arsip. Selain itu, melalui Perjanjian Kerja Sama (PKS) antara Bawaslu Kulon Progo dengan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Kulon Progo yang telah ditandatangani pada bulan maret lalu, akan semakin memudahkan pengelolaan arsip di Bawaslu Kabupaten Kulon Progo. (Moko)